سيرينا هيلتون: التكنولوجيا ساعدتنا بنسبة 90% في استمرارية العمل داخل «تراكس»
شركة تراكس تعد واحدة من أعرق شركات العلاقات العامة حول العالم، ومن خلال فرعها داخل مصر نجحت على مدار السنوات الماضية في إدارة العديد من الحملات الإعلامية لمؤسسات وشركات لها اسم وباع طويل داخل السوق المصري.
وخلال أزمة كورونا كان من الضروري أن تلجأ الشركة للتعايش مع الوضع الجديد فكانت التكنولوجيا هي طوق النجاة، وفقا لما قالته سيرينا هيلتون العضو المنتدب لشركة تراكس مصر خلال حوارها مع Follow ICT، وإليكم نص الحوار:
مع بداية أزمة كورونا ومطالب الحكومة بالعمل من المنزل، كيف تعايشتم مع تلك الأزمة داخليا على المستوى اللوجيستي؟
كانت لدينا توقعات منذ البداية بأنّ الحجر المنزلي وتطبيق معايير التباعد الاجتماعي هما اجراءات لابد من تطبيقها، وسيكون لها تأثير على مواصلة العمل في المكتب، وبالفعل قمنا بتطبيق معايير العمل من المنزل كإجراء وقائي لحماية موظفي الشركة وبالطبع لضمان استمرار عملياتنا التشغيلية دون تأثير.
ولأنّ تراكس مصر من الشركات التي تتميز بمرونة كبيرة في التعامل مع الأزمات، فقد بدأنا في توجيه الموظفين بالعمل من المنزل منذ منتصف فبراير الماضي، وأستطيع القول بأنّ سير العمل لم يتأثر نتيجة ذلك، ويسير بصورة طبيعية منذ ذلك الحين وحتى الآن.
هل كانت لديكم البدائل الجاهزة أم أن الأمر استغرق بعض الوقت للتكيف مع الأوضاع الجديدة؟
كما قلت، توقعنا سير الأزمة منذ بدايتها، وكنا مستعدين لتطبيق معايير العمل من المنزل، وبالفعل نجحنا في تنفيذ ذلك دون وجود أية معوقات فنية أو لوجستية، خاصة وأننا خلال السنوات الماضية قمنا بتطبيق مفهوم العمل من المنزل في عدد من المناسبات ولذا تجد أن جميع الموظفين معتادون على العمل في هذه الظروف.
كيف تغلبتم على التحديات الكبيرة، على سبيل المثال بعض الإدارات داخل شركتكم يتحتم عليها التواجد داخل مقر العمل مثل الحسابات والمونترينج، فما هي الحلول التي تم اتباعها؟
لا توجد أي مشكلة في تواجد موظف أو اثنين لأداء الأعمال التي تتطلب التواجد في المكتب، خاصة مع تنفيذ المتواجدين لقواعد التباعد الاجتماعي وإجراءات التعقيم، وهو ما يتم بالفعل.
وكما تعرفون، ليس معنى تطبيق قواعد التباعد الاجتماعي أنّ نغلق المكتب ونوقف العمل تمامًا، ولكن ما تم هو تواجد أقل عدد ممكن من الموظفين في المكتب بما يحافظ على سلامتهم من ناحية، وبما لا يعيق سير الأعمال التي تتطلب التواجد الفعلي في المكتب من ناحية أخرى.
على مستوى العملاء، بعض العملاء كان لديهم حلول ومنتجات يجب الإعلان عنها من خلال مؤتمر صحفي، فكيف تم تجهيز المؤتمرات؟
لقد تغيرت صناعة العلاقات العامة تمامًا في السنوات الأخيرة، خاصة بعد الثورة الهائلة في مجال الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات. فمع تواجد وسائل التواصل الاجتماعي وتطبيقات التواصل عبر الفيديو وغيرها من الأدوات الأخرى، أصبح من الممكن تنظيم الفاعليات والمؤتمرات الصحفية وإطلاق المنتجات والخدمات للشركات عبر مؤتمرات الفيديو Video Conference التي تتيح للإعلاميين التواجد الافتراضي في الحدث كما لو كانوا في نفس المكان بصورة فعلية، وهو ما حدث بالفعل في حفل إطلاق هاتف V19 من شركة Vivo أوائل يونيو الماضي، وقمنا خلاله بدعوة الاعلامين لحضور حفل الإطلاق الافتراضي عبر الفيديو، ولاقى نجاحًا كبيرًا مثله مثل حفل الإطلاق المعتاد.
هل واجهتم أزمة في إقناع الصحفيين وتدريبهم على حضور المؤتمرات أونلاين؟
مطلقًا، لقد ساهمت أزمة كورونا العالمية في رفع الوعي بين المواطنين والإعلاميين في مصر وحول العالم بأهمية التواصل الافتراضي عبر الوسائط الالكترونية المتطورة بكل سهولة ويسر لسلامتهم وتفادي الإصابة بالفيروس. لقد أصبحت هذه التقنيات حقيقة ملموسة ويومية معتادة في حياتنا، ولم نحتاج لإقناع الصحفيين بها لأنهم يستخدمونها بكل كفاءة منذ بداية الأزمة.
ما هي تأثيرات أزمة كورونا عليكم حتى الآن، هل فقدتم عملاء أو فقدتم موظفين؟
أثرت أزمة كورونا على كافة القطاعات الاقتصادية في مصر والعالم، ونحن لسنا استثناءً من ذلك. بالتأكيد كان هناك تأثيرات نتيجة الأزمة ولكننا توقعنا تلك التأثيرات منذ البداية وسعينا لاتخاذ كافة التدابير والإجراءات التي تحد من آثارها.
بنسبة كم في المائة ساعدتكم التكنولوجيا على التعايش مع أزمة كورونا؟
بنسبة كبيرة جدًا تتخطى 90%. فمع وجود إجراءات الحظر المنزلي وحتى بعد قيام الحكومة بإلغائها، تعتمد تراكس مصر بدرجة كبيرة جدًا على التكنولوجيا الحديثة في عقد الاجتماعات الافتراضية بين الموظفين بعضهم البعض وكذلك بيننا وبين العملاء والإعلاميين، لأنها الطريقة الأسرع والأكثر أمانًا من الاجتماعات الشخصية المباشرة مع كافة الأطراف المعنية بعملنا.
هل البنية التحتية للاتصالات والتكنولوجيا كانت ملائمة لاستمرارية أعمالكم بكفاءة؟
شهدت الأعوام الثلاثة الأخيرة تطورات هامة جدًا في البنية التحتية التكنولوجية في مصر، حيث تمكنت وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات من زيادة سرعة وسعة الانترنت وتبني التطبيقات والتقنيات الحديثة في عالم الاتصالات، وقد كان لذلك أثر كبير جدا ساعدنا في سهولة العمل عن بُعد بكل كفاءة خلال الأشهر الماضية.
هل التكنولوجيا قادرة تساعدكم في تحقيق أهداف عملائكم؟
أصبحت التكنولوجيا هي قناة الاتصال الرئيسية مع العملاء في الوقت الحالي، وهو ما يعني أنها الأداة الوحيدة تقريبا في التواصل مع العميل وتحقيق كل أهدافه في مجال العلاقات العامة والاتصالات، وسنرى خلال المستقبل القريب تغيرات جذرية في أساليب العمل بقطاع العلاقات العامة. فالأزمات العالمية الكبرى مثل كورونا تمثل محفزات تغيير هائلة في كل المجالات.
في حال استمرار الوضع كما هو عليه ما هي الحلول المعتمدة لديكم لتحقيق النتائج المطلوبة للعملاء؟
لا أعتقد أن الأوضاع الحالية ستستمر إلى ما لانهاية. فالعالم كله يسعى الآن لابتكار لقاح لفيروس كورونا المستجد. وبالرغم من ذلك لدينا سيناريوهات متعددة لتطبيق أساليب عمل مرنة تحقق للعملاء أهدافهم في مجال العلاقات العامة مع تأمين موظفينا في نفس الوقت.
ومن بين هذه السيناريوهات الاعتماد بصورة أكبر على الحلول الرقمية بدلًا من الحلول المعتادة التي ترتبط بضرورة التواجد المادي مع الغير، والاتجاه نحو استخدام وسائل التواصل الاجتماعي بصورة مركزة في التأكيد على الرسائل الإعلامية الخاصة بالعملاء، أو ابتكار تطبيقات خاصة بالتواصل الافتراضي مع الجمهور والإعلاميين والعملاء تتيح تدفق أسرع وأكثر كفاءة وفعالية للمعلومات، والمشاركة العالية في الفاعليات المتنوعة بكل يسر وسهولة مع الغاء بنود تكاليف كثيرة مرتبطة بتنظيم تلك الفاعليات في احدى الأماكن. الحلول كثيرة ومرنة ولكن سنرى ما ستأتي به الأيام القادمة.
هل لديكم اشتراك في تطبيقات الفيديو وما هو أكثر تطبيق اعتمدتم عليه ولماذا، وهل لديكم خلفية عن الجزء المتعلق بتأمين البيانات داخل تلك التطبيقات؟
هناك العديد من تطبيقات الفيديو للتواصل عبر الفيديو مع العملاء والإعلاميين مثل Skype وGo to Meeting وZoom وغيرها، وهي تطبيقات متاحة للجميع من أجل التواصل عبر الفيديو واتمام الاجتماعات الهامة والمؤتمرات الصحفية وشرح العروض التقديمية بكل سهولة، وهي تطبيقات نستخدمها بكل كفاءة داخل شبكة تراكس في جميع الدول العربية. لدينا كذلك خبير في تكنولوجيا المعلومات يعمل على تأمين البيانات عند استخدام هذه التطبيقات ولذلك أجدها أداة فعالة جدا في ظل الظروف الحالية.
